HANDVEST BETREFFENDE HET GEBRUIK VAN PERSOONSGEGEVENS DOOR DE VZW HABITER BRUXELLES

Dit Handvest is opgesteld door de vzw Habiter Bruxelles, gelegen in de Zwedenstraat 45 in 1060 Brussel die gecontacteerd kan worden op het nummer 02/552.03.38 en per e-mail op het adres habiterbruxelles@fgtb.be

Dit handvest is van toepassing op de activiteiten van de vzw Habiter Bruxelles, verwerkingsverantwoordelijke, en op de website met URL http://www.fgbtbruxelles/habiterbruxelles.be (hierna de “website” genoemd) en heeft als doel u te informeren over de wijze waarop wij uw persoonsgegevens verzamelen en verwerken.

Dit Handvest maakt deel uit van de wil van de verantwoordelijke voor de verwerking om transparant te handelen in overeenstemming met de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens en van de verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (hierna genoemd “Algemene Verordening Gegevensbescherming”).

De verwerkingsverantwoordelijke heeft bijzondere aandacht voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer en verbindt zich bijgevolg tot het nemen van redelijke voorzorgen die vereist zijn om de ingezamelde persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, diefstal, openbaarmaking en onrechtmatig gebruik.

Wil u reageren op één van de hierboven omschreven praktijken neem dan contact op met de verwerkingsverantwoordelijke via het postadres en het e-mailadres dat wordt vermeld in punt VIII “Hoe contact met ons opnemen?” van dit Handvest.

1. WELKE GEGEVENS VERZAMELEN WIJ?

BIJ EEN BEZOEK VAN DE WEBSITE

Door de website te bezoeken en te gebruiken en contact op te nemen met de verwerkingsverantwoordelijke, geeft u uitdrukkelijk toestemming voor het verzamelen en verwerken, volgens de hieronder beschreven methoden en principes, van de volgende persoonsgegevens:

• uw herkomstdomein (dynamisch IP-adres) dat automatisch opgespoord wordt door de server bij elk bezoek van de website;
• de informatie over de pagina’s van de website die u bezocht hebt;
• elke andere informatie die u ons op vrijwillige basis meedeelt.

BIJ DE ACTIVITEITEN VAN DE VZW HABITER BRUXELLES

Naar aanleiding van de activiteiten die vzw Habiter Bruxelles organiseert worden verschillende soorten persoonsgegevens verzameld, die steeds beperkt zijn tot het strikt noodzakelijke om de beoogde doelstellingen uit te voeren. Onderstaand vindt u de lijst van de persoonsgegevens die verwerkt kunnen worden:

• Persoonlijke en digitale identificatiegegevens: naam, voornaam, adres en verzendingsadres, telefoon- en gsm-nummer, e-mailadres
• Persoonlijke gegevens: nationaliteit, geboortedatum en -plaats, geslacht, burgerlijke staat, moedertaal
• Gezinssamenstelling
• Gegevens over uw tewerkstelling: beroepsstatuut, activiteitensector, identificatiegegevens werkgever (waaronder naam, KBO-nummer, Paritair Comité), lonen
• Juridische gegevens, meer bepaald bij opvolging van een individueel dossier dat werd ingediend bij de verwerkingsverantwoordelijke
• Medische gegevens in de brede zin (arbeidsongeval, beroepsziekte,…) die nuttig kunnen zijn voor de verwerking van uw individuele dossier
• Financiële gegevens (inkomsten, uitkeringen,…) die nuttig kunnen zijn voor de verwerking van uw individuele dossier
• Beroeps/opleidingsinformatie, loopbaan, curriculum vitae, gevolgde vormingen, …. (nodig voor de aanwervingsprocedure van personeel)
• Rijksregisternummer
• Foto’s en video’s (meer bepaald voor informatieve video’s) met inachtneming van de van toepassing zijnde wettelijk bepalingen die deze materie beheersen.

Het is mogelijk dat de verwerkingsverantwoordelijke voor specifieke activiteiten andere soorten persoonsgegevens moet verwerken. De betrokkenen krijgen volledige informatie over dit onderwerp voordat de gegevens worden verwerkt, en hun uitdrukkelijke toestemming wordt gevraagd indien van toepassing.

Voor de hierboven beschreven activiteiten kan het gebeuren dat de verwerkingsverantwoordelijke gevoelige gegevens moet verwerken. Aangezien de bescherming van deze gegevens versterkt is, waakt de verwerkingsverantwoordelijke erover de versterkte toestemming van de betrokkene te verkrijgen. Bovendien wordt de verwerking steeds uitgevoerd in het kader van het nastreven van de doelstellingen van de verwerkingsverantwoordelijke.

Het kan gebeuren dat de verwerkingsverantwoordelijke ook niet-persoonsgebonden gegevens moet verzamelen. Deze gegevens worden niet-persoonsgebonden gegevens genoemd omdat ze niet rechtstreeks of onrechtstreeks in verband kunnen worden gebracht met een bepaald persoon. Ze kunnen daarom ingezet worden voor om het even welk doel, bijvoorbeeld om de website of de geleverde diensten te verbeteren.

In het hypothetische geval dat de niet-persoonsgebonden gegevens gecombineerd worden met persoonsgegevens, zodat de identificatie van de betrokken personen mogelijk wordt, worden deze gegevens verwerkt als persoonsgegevens totdat het onmogelijk is om ze aan een bepaalde persoon te koppelen.

2. METHODE VAN GEGEVENSVERZAMELING

De verwerkingsverantwoordelijke verzamelt uw persoonsgegevens op verschillende manieren:

• via cookies (zie het beleid ter zake)
• wanneer u ons per mail of telefonisch contacteert
• wanneer u deelneemt aan een van bovenvermelde activiteiten
• wanneer u uw individueel dossier indient bij de verwerkingsverantwoordelijke
• wanneer i uw kandidatuur indient om te werken voor de vzw Habiter Bruxelles

Uw gegevens kunnen ons eveneens toekomen via derden, voornamelijk via de instellingen waarmee vzw Habiter Bruxelles nauw samenwerkt voor de organisatie van zijn activiteiten. Zo vermelden we onder meer:

• ABVV-Brussel
• la Centrale culturele bruxelloise
• de beroepscentrales van het ABVV
• de verenigingen waarmee de verwerkingsverantwoordelijke partnerschapsovereenkomsten heeft afgesloten met daarbij inbegrepen bepalingen betreffende de gegevensbescherming.

Indien de gegevens de verwerkingsverantwoordelijke bereiken via andere entiteiten, worden de betrokken personen ervan op de hoogte gebracht overeenkomstig de reglementering.

3. WAAROM VERWERKEN WIJ UW GEGEVENS?

De persoonsgegevens worden enkel voor de volgende onderstaande doelen verzameld en verwerkt:

• beantwoorden van eventuele vragen die telefonisch of per e-mail binnenkomen;
• personen op de hoogte houden van activiteiten die vzw Habiter Bruxelles organiseert, en desgevallend informatieve documenten (nieuwsbrief, informatieverslag,…) aan hen richten.
• het individuele dossier verwerken dat werd ingediend bij de verwerkingsverantwoordelijke
• vormingen organiseren en indien nodig de verplichtingen vervullen tegenover werkgevers en de subsidiërende overheid (voornamelijk Brussels Gewest, Europese Commissie, Federatie Wallonië-Brussel).
• ingediende kandidaturen voor vacante plaatsen evalueren en eventueel later contact opnemen met de kandidaten;
• informatieve en vormende documenten voorbereiden in verschillende formats (audio en/of video)
• contacten met de verschillende leveranciers beheren
• de kwaliteit van de website en de informatieve inhoud ervan verbeteren

4. WETTELIJKE BASIS VOOR DE VERWERKING VAN UW GEGEVENS

Uw persoonsgegevens worden verwerkt in overeenstemming met de volgende wettelijke grondslagen:

• de verwerking is noodzakelijk om de verplichtingen te vervullen tegenover de subsidiërende overheden (vnl. het Brussels Gewest, de Europese Commissie, de Federatie Wallonië-Brussel) wat betreft de vormingen en de verwerking van individuele gevallen;
• de verwerking is nodig om de gerechtvaardigde belangen van de verwerkingsverantwoordelijke na te streven die, als vzw, haar ideeën wil verspreiden onder de leden en het grote publiek via de geëigende communicatiekanalen. Wanneer het gaat om verzending van informatie (bijvoorbeeld een nieuwsbrief) aan niet-leden, is de verwerking gebaseerd op de instemming van de bestemmeling;
• voor de gevoelige persoonsinformatie kan de verwerking eveneens verantwoord worden op basis van artikel 9, d) van de GDPR, te weten de verrichting van activiteiten die gerechtvaardigd zijn voor elke instelling die politieke of syndicale doelen nastreeft.
• uw uitdrukkelijke instemming om meer bepaald informatie te ontvangen over de activiteiten van de verwerkingsverantwoordelijke

5. WIE HEEFT TOEGANG TOT UW GEGEVENS?

De persoonsgegevens waarover de verwerkingsverantwoordelijke beschikt worden voornamelijk verwerkt door de medewerkers van Vzw Habiter Bruxelles.

Het is desalniettemin mogelijk dat uw persoonsgegevens gedeeld worden met bepaalde organisaties waarmee de verwerkingsverantwoordelijke samenwerkt voor de realisatie van zijn doelstellingen/activiteiten. Deze werden met zorg gekozen en er bestaan akkoorden om de wettelijke voorschriften na te leven.

Het gaat meer bepaald om de volgende organisaties:

• Federaal ABVV
• de Brusselse gewestelijke van het ABVV
• de beroepscentrales van het ABVV (BBTK, ACOD-CGSP, Metaal, HORVAL, BTB, AC)
• de advocaten en juristen evenals de rechterlijke instanties
• andere organismen die op dezelfde onderwerpen werken als de verwerkingsverantwoordelijke (MYRIA, UNIA, IGVM,…)

De verwerkingsverantwoordelijke kan eveneens uw persoonlijke gegevens moeten communiceren aan de verschillende FOD’s en andere overheidsinstellingen in functie van hun respectieve bevoegdheden, en meer bepaald betreffende de verantwoording van de subsidies.

In geen enkel geval kunnen uw gegevens doorgegeven worden aan uw werkgever, meer bepaald wat betreft uw vakbondslidmaatschap bij het ABVV en zijn centrales, behalve wanneer een wettelijke bepaling dit voorziet (vakbondsvormingen…) of wanneer u uw toestemming geeft om dit te doen.

In ieder geval worden persoonlijke gegevens niet aan derden verstrekt zonder uw voorafgaande toestemming, tenzij het noodzakelijk is om op uw verzoeken te reageren of wij wettelijk verplicht zijn dit te doen (in welk geval u op de hoogte wordt gesteld).

Er worden geen persoonsgegevens doorgegeven buiten de Europese Unie.

6. BEWAARTERMIJN VAN PERSOONSGEGEVENS

De ververwerkingsverantwoordelijke bewaart de persoonsgegevens enkel gedurende de termijn die redelijkerwijs noodzakelijk is voor de nagestreefde doelen en in akkoord met de wettelijke en reglementaire vereisten.

De volgende termijnen zijn van toepassing:

• Informatie over de activiteiten

De persoonsgegevens die voor dit doel noodzakelijk zijn (voornamelijk persoonlijke identificatiegegevens) worden bewaard totdat de persoon aangeeft dat hij of zij de informatie in kwestie niet langer wenst te ontvangen.

• Antwoorden op uw vragen

De verzamelde gegevens worden bewaard de tijd die nodig is om te antwoorden.

• Verplichtingen tegenover subsidiërende overheden

Wanneer de verwerking van uw persoonlijke gegevens nodig is voor de toekenning van subsidies, worden deze gegevens gedurende een periode van 10 jaar bewaard.

• Verwerking van een individueel dossier (meer bepaald Cellule Lutte Contre les Discriminations en Interface Juridique)

De nodige persoonsgegevens voor de verwerking van een individueel dossier worden tot 5 jaar na de uitdoving van de verjaringstermijn van het dossier bewaard.

• Kandidatuur voor een post

De persoonlijke gegevens van een kandidatuur voor een post worden gedurende twee jaren bewaard met als doel eventueel opnieuw contact op te nemen met de kandidaat voor een andere post.

• Leveranciersbeheer

De persoonlijke gegevens over de leveranciers worden bewaard tot deze laatsten zich ertegen verzetten. Het doel is om snel opnieuw met hen contact op te nemen indien nodig.

Voor alle bezoekers van de website variëren bewaartermijnen van de gegevens die verzameld worden via cookies, meer bepaald de verkeersgegevens, naargelang het type cookies (zie hier).

Bij het verstrijken van de bewaartermijn doet de verwerkingsverantwoordelijke er alles aan om zich ervan te verzekeren dat de persoonsgegevens onbeschikbaar werden gemaakt.

Deze bewaartermijn van gegevens doet geen afbreuk aan het recht van personen om hun gegevens te allen tijde te laten wissen, mits aan de voorwaarden van de reglementering is voldaan (zie punt VII).

7. UW RECHTEN M.B.T. UW PERSOONSGEGEVENS

U kunt te allen tijde kosteloos uw gegevens raadplegen, wijzigen, doorgeven of wissen. U kunt zich eveneens verzetten tegen hun verwerking of deze inperken. Richt uw aanvraag tot de DPO (zie punt VII). Er kan u om aanvullende informatie of stappen worden gevraagd om uw identiteit en uw recht op toegang tot de betreffende informatie te bewijzen.

U beschikt over de volgende rechten:

• gratis verkrijgen van de geschreven communicatie of een kopij van uw persoonsgegevens die werden verzameld door de verwerkingsverantwoordelijke.
• gratis, zo snel mogelijk en ten laatste binnen de termijn van een maand, de rechtzetting van uw persoonsgegevens verkrijgen die onjuist, onvolledig of niet van toepassing zouden zijn, evenals deze aanvullen indien ze onvolledig zouden zijn.
• beperken van de verwerking van uw persoonsgegevens, meer bepaald in de volgende gevallen:

1) wanneer u de juistheid van gegevens betwist en enkel de tijd die nodig is om de controle ervan uit te voeren
2) wanneer u, hoewel niet langer noodzakelijk voor de verwerking, deze nodig heeft voor de vaststelling, de uitoefening of de verdediging van uw rechten voor de rechtbank

• het wissen van uw persoonsgegevens verkrijgen, meer bepaald wanneer een van de volgende motieven van toepassing is:

1) uw gegevens zijn niet meer nodig voor de verwerkingsdoelen;

2) u heeft uw instemming ingetrokken voor het verwerken van uw gegevens en er bestaat geen andere juridische grond voor de verwerking.

De intrekking van uw toestemming stelt de rechtmatigheid van de verwerking van uw persoonsgegevens die eerder werd verricht, niet in vraag.

• uw persoonsgegevens gratis te ontvangen in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machineleesbaar formaat, met name voor het doorsturen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke wanneer de verwerking is gebaseerd op de toestemming van de persoon of op een overeenkomst tussen deze laatste en de verwerkingsverantwoordelijke

Onder dezelfde voorwaarden en op dezelfde wijze heeft de klant het recht om aan de verwerkingsverantwoordelijke te vragen dat zijn persoonsgegevens rechtstreeks worden doorgegeven aan een andere verwerkingsverantwoordelijke van persoonsgegevens, voor zover dit technisch mogelijk is

• u te verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens om redenen die te maken hebben met uw bijzondere situatie.
• een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit, te weten de Gegevensbeschermingsautoriteit (zie punt IX)

8. HOE CONTACT MET ONS OPNEMEN?

Voor elke vraag en/of klacht, meer bepaald over dit Handvest, de duidelijkheid en de toegankelijkheid ervan, kunt u zich wenden tot de volgende adressen:

Per e-mail: dpo.fgtbbxl@fgtb.be

Per post:          vzw Habiter Bruxelles

Functionaris voor gegevensbescherming

Zwedenstraat 45

1060 BRUSSEL

9. EEN KLACHT OF EEN BEZWAAR INDIENEN

Indien u wenst te reageren op een van de praktijken die bovenstaand beschreven worden in dit Handvest, kunt u ons contacteren op een van de adressen die vermeld staan in punt VIII “Hoe contact met ons opnemen?”.

Indien het antwoord dat u werd gegeven volgens u niet volstaat, kunt u een bezwaar indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit op het volgende adres:

Gegevensbeschermingsautoriteit,

Persstraat 35,

1000 BRUSSEL

Tel: +32 (0)2/274.48.00
Fax: +32 (0)2/274.48.35
Email : contact@apd-gba.be

10. WIJZIGINGEN

De verwerkingsverantwoordelijke moet erover waken dat de informatie in zijn bezit zo up-to-date mogelijk zijn. Het is echter uw verantwoordelijkheid om hem onmiddellijk op de hoogte te stellen van eventuele wijzigingen in uw persoonlijke gegevens.

11. WIJZIGING VAN DIT HANDVEST

Wij behouden ons het recht voor om op elk moment de bepalingen in dit Handvest te wijzigen. De wijzigingen worden gepubliceerd met een waarschuwing betreffende hun inwerkingtreding.

De laatste wijziging van deze versie gebeurde op 1 maart 2019.